Public Relations voor IT

raceteam“Tja, het project is weliswaar af, maar nu moet de organisatie nog er mee gaan werken voordat we over een succesvol project kunnen communiceren”. Of deze: “We moeten eerst maar eens laten zien dat we dit project wel goed afronden voordat we er iets over gaan delen met de organisatie”. Alle excuses van de IT-ers ten spijt, er is vaak wel degelijk iets te communiceren over IT projecten!

Partnership

Een veelgehoorde uitdaging is dat de IT afdeling (te) laat wordt betrokken bij wensen uit de organisatie. Dan sta je als IT-er eigenlijk al met 0-1 achter. Software keuzes zijn dan al gemaakt en in het ergste geval is er ook al gekozen voor hardware. Maar past dit allemaal wel in de bestaande architectuur? Kan daar wel het gewenste support op worden geleverd? Je wilt eerder aan tafel komen. Een gelijkwaardige gesprekspartner zijn.
Maar dan zal je ook moeten laten zien dat je die gelijkwaardigheid verdient. Natuurlijk lever je goede diensten, werkt iedereen met de laatste versie en realiseer je met je afdeling een up-time van ruim 99,9%. Maar dat is net niet wat de organisatie wil horen. Die wil horen hoe je hen gaat helpen hun doelstellingen te halen. Dus is de IT strategie wel faciliterend aan de overkoepelende bedrijfsstrategie?

Dus, je moet samenwerken met de organisatie: je bent een collega, geen leverancier. Communiceer dan goed wat je voor je collega’s doet en waarom. Creëer wederzijds begrip. Geef aan dat alles wat je doet uiteindelijk oplevert dat de collega’s in de organisatie beter, slimmer of sneller kunnen werken. Niet dat je een tool gaat implementeren.. Nee, juist wat de organisatie beter of sneller kan doen als die tool er eenmaal is. En vraag ook regelmatig wat de ander van je verwacht, hoe je hen kan helpen. Geef aan wat je wel en niet kunt. Partners mogen namelijk ook ‘nee’ zeggen.

Communiceer

Wacht niet te lang met communiceren als een project is afgerond. Deel het succes met de hele organisatie. En doe dit dan niet te technisch, je raakt je publiek dan kwijt. Hou de voordelen voor de gebruiker in het oog en communiceer vanuit hen. Maar, communiceer ook als een project mislukt en wees dan transparant in het waarom en hoe je hiervan hebt geleerd. Denk ook eens goed waarom je niet zou kunnen communiceren over de intentie een project te starten. Je hoeft namelijk niet de geplande kosten of opleverdatum te delen in dit stadium; handiger is om de focus op de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen te leggen, of op welk probleem dit project gaat oplossen voor de organisatie. Een gezonde portie PR voor jezelf dus. Je zult zien dat het mes aan twee kanten gaat snijden als je het goed doet: intern binnen IT zal er meer waardering komen, maar ook vanuit de business! Zet hem op!

 

FacebookTwitterLinkedInGoogle+Delen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *